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Gestire le priorità: il tempo si fa in 4 - Studio Yume
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Gestire le priorità: il tempo si fa in 4

Gestire le priorità: il tempo si fa in 4

A tutti capita di non saper decidere quale cosa fare prima di un’altra, specialmente sul posto di lavoro, ma anche nella vita privata. A chi non è mai capitato di fare urgentemente cose che non avevano alcuna importanza, infatti molto spesso il nostro tempo è controllato dalle cose che sono urgenti ma che non sono importanti perché diamo più valore alle cose urgenti anche se non importanti, piuttosto che a quelle importanti ma non urgenti.
Esiste uno strumento molto semplice che ci aiuta ad assegnare le priorità alle attività che abbiamo in carico, in modo da individuare quali devono essere fatte per prime e quali sono quelle che servono di più.

Questo strumento è la matrice importanza – urgenza, o matrice di Eisenhower.
Questa matrice può essere utilizzata come supporto alle decisioni da prendere, poiché ci aiuta a capire cosa fare e quando farla.

“La cosa importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”

Questa frase, attribuita a Dwight D. Eisenhower, generale e presidente statunitense negli anni 50, è alla base del metodo di ottimizzazione del tempo noto come Matrice di Eisenhower, detto anche Matrice di Covey dal nome di Stephen Covey, che ne ha approfondito il modello nel suo libro The 7 habits of higly effective people.

La matrice di Eisenhower serve a ordinare le priorità separando ciò che è urgente da ciò che è superfluo, classificando le attività giornaliere in base al loro grado di urgenza e/o importanza.

È opportuno precisare innanzitutto che “importante” è un concetto soggettivo: ciò che è importante per te può non esserlo per qualcun altro, ed inoltre ciò che è importante oggi può non esserlo in un altro momento della tua vita. Le priorità sono legate ai nostri valori, principi ed obiettivi, e possono quindi essere diverse per ciascuno di noi. Imparare a gestirle con la consapevolezza della nostra scala di valori è quindi fondamentale per una efficace gestione del tempo, soprattutto quando si lavora in team.

Il concetto di “urgente”, invece, è oggettivo, e dipende unicamente dalla variabile tempo. Va applicato quindi a quelle attività che richiedono attenzione immediata o comunque a brevissima scadenza.

Vediamo e analizziamo assieme la matrice di Eisenhower.

Dallo schema risultano quattro situazioni che possiamo incontrare durante le nostre giornate:

  • Importante ed Urgente: EMERGENZA
  • Importante e Non urgente: MIGLIORAMENTO
  • Non importante ed Urgente: DELEGA
  • Non importante e Non urgente: SPRECO.

Analizzando i 4 quadranti per ordine l’importanza, abbiamo:

Quadrante in alto a SX, IMPORTANTE e URGENTE

Nel caso 1 non hai nessuna possibilità di scelta, l’unica cosa possibile è agire, correre. Esempi: progetti in scadenza o già scaduti, problemi pressanti, situazioni urgenti o emergenze da risolvere; il bambino che piange, la cucina che va a fuoco. Sono attività da fare subito e se la maggior parte della tua giornata è concentrata a stare dietro ad attività appartenenti a questo quadrante, significa che sono gli impegni a gestire il tuo tempo e le tue giornate.

Quadrante in alto a DX, IMPORTANTE ma NON URGENTE

Nel caso 2 ci stanno le attività caratterizzate dalla non urgenza, ma comunque importanti, il che permette di pianificarle e di dedicarci il giusto tempo. Esempi: progetti a medio e lungo termine, progetti di miglioramento, nuove strategie, corsi di formazione. Queste attività sono quelle che realizzano gli scopi del tuo lavoro e del business della tua organizzazione. Più tempo occupi in questo quadrante e migliore sarà la qualità della tua vita e del tuo lavoro.

Quadrante in basso a SX, URGENTE ma NON IMPORTANTE

Nel caso 3, poiché c’è solo il criterio temporale, puoi delegare ad altri oppure capire se è possibile rimandare a quando sarai più libero, magari a fine giornata. Esempi: attività richieste dagli altri, lettura di e-mail o telefonate non fondamentali. Se passi il tuo tempo in questo quadrante significa che dai spazio alle cose che distraggono la tua attenzione dalle cose importanti e ti occupi delle urgenze degli altri, non avendo tempo per te.

Quadrante in basso a DX, NON URGENTE e NON IMPORTANTE

Nel caso 4, poiché la cosa non ha né importanza né urgenza, non devi prendere in considerazione alcuna attività, al limite puoi delegarla ad altri (per eccesso di scrupolo), poiché è meglio eliminare quello che non serve. Esempi: attività banali, attività piacevoli che potrebbero essere rinviate o ridotte, riunioni a cui siamo invitati ed in cui si tratteranno argomenti che non ci interessano o su cui non possiamo dare alcun contributo. Se passi buona parte del tuo tempo in questo quadrante, significa che stai sprecando il tuo tempo e rimpiangerai di non aver fatto cose più importanti.

La maggior parte di noi tende a dare più valore alle cose urgenti anche se non importanti che a quelle importanti ma non urgenti, perché utilizziamo il tempo come criterio di scelta. Ciò significa che occupiamo buona parte del nostro tempo nei quadranti IMPORTANTE E URGENTE e URGENTE MA NON IMPORTANTE.

Spesso diamo troppo valore alle cose che stanno nel settore NON IMPORTANTE E NON URGENTE, magari perché queste cose sono facili da fare, usuali e quindi le consideriamo punti da smarcare prima possibile, così da non doverci più pensare per il resto del tempo. Però, così facendo ci facciamo distrarre da esse sprecando il nostro tempo e le nostre energie, proprio nei momenti in cui potremmo dedicarci a cose molto più importanti. Infine, non è facile delegare agli altri.

Un metodo per organizzarsi bene

Un buon modo per organizzare bene il proprio tempo è utilizzare la matrice come segue:

  1. Realizzare l’elenco delle cose da fare
  2. Ordinare le cose per importanza, dimenticando il tempo
  3. Solo dopo assegnare il criterio del tempo, ossia definire l’urgenza
  4. Infine agire.

L’obiettivo di ciascuno di noi è riuscire ad occupare il quadrante IMPORTANTE MA NON URGENTE per una buona parte del nostro tempo, pianificare il tempo da dedicare a queste attività e proteggerle dalle interruzioni.
La matrice importanza – urgenza aiuta a massimizzare il tempo che passi a svolgere le attività del Quadrante IMPORTANTE MA NON URGENTE.

Se riesci a farlo, ridurrai il tempo passato nel quadrante IMPORTANTE E URGENTE, ossia passato a gestire le emergenze, perché molte di queste attività potrai gestirle meglio e completarle quando sono ancora nel Quadrante IMPORTANTE MA NON URGENTE.

Fonti:

Chiara LancerinChiara Lancerin
Chiara Lancerin